GDPR hjälpen

Tjänsten som gör det enklare att uppfylla lagkraven i GDPR

bli-compliant-med-tjansten-gdpr-hjalpen.png

GDPR hjälpen är en kostnadseffektiv molntjänst som hjälper dig att hantera dina kundregister enligt kraven i dataskyddsförordningen.

I tjänsten hanterar du dina register tryggt och säkert med full spårbarhet samtidigt som de blir åtkomliga vart du än befinner dig. Du får också verktyg för att informera de registrerade om den personuppgiftbehandling som sker i din verksamhet och vilka rättigheter de har.

De registrerade kan själva logga in och ta del av sina uppgifter, begära rättelse och radering eller ladda ned sina uppgifter. Du sparar tid och behöver bara godkänna ändringarna. Samtidigt får du en högre kvalitet på informationen i dina register.

  • Fungerar för alla typer av kundregister
    GDPR hjälpen riktar sig till små- och medelstora företag som hanterar någon form av personuppgifter i sina kundregister.

  • Självhjälp för registrerade
    De personer som finns med i era register kan själva logga in med BankID eller engångslösenord för att ta del av sina uppgifter, begära rättelse och radering eller ladda ned sina uppgifter på fil.

  • Kompatibelt med affärssystem
    Tjänsten kan användas som ett förenklat CRM-system eller kopplas ihop med er befintliga CRM-lösning.

  • Mall för integritetspolicy ingår
    Med tjänsten följer en GDPR-anpassad integritetspolicy som du uppdaterar efter hur din verksamhet bedrivs och som kan användas till er webbsida och andra kanaler.

  • Håller dig uppdaterad
    Tjänsten ger dig tillgång till lättlästa artiklar och guider där våra experter ger grundläggande tips och råd om GDPR.

 

Viktigt att tänka på

GDPR hjälpen är en tjänst som hjälper dig att behandla kundregister enligt riktlinjerna i GDPR. Den är utformad för att uppfylla många av de krav som förordningen ställer, till exempel möjlighet till rättelse, radering och dataportabilitet, inbyggt dataskydd och dataskydd som standard samt information till registrerade genom en integritetspolicy.

Förordningen omfattar också andra krav, till exempel uppgifts- och lagringsminimering och att det ska finnas berättigade ändamål för insamling av personuppgifter. Det är krav som en tjänst av det här slaget inte kan uppfylla eftersom de handlar om ert arbetssätt och era interna processer. Några exempel:

  • Ni måste ha en laglig grund för er personuppgiftbehandling.
  • Personuppgifterna får bara användas på ett sätt som stämmer med det ändamål som angavs vid insamlingen av dem.
  • Personuppgifterna ska inte sparas i onödan.
  • En integritetspolicy räcker inte för att uppfylla kraven på information till registrerade i alla situationer.

För att uppfylla alla krav i dataskyddsförordningen måste tjänsten därför användas på rätt sätt och era interna processer och arbetssätt måste överensstämma med kraven i lagen. Mer information och råd om detta hittar du i GDPR hjälpen.

 

Enklare att göra rätt

  • Genom att följa GDPR på ett transparent och ansvarsfullt sätt ökar du din trovärdighet hos kunder och samarbetspartner. Något som lägger grunden för framtida affärer.

  • Med GDPR hjälpen visar du att har vidtagit viktiga åtgärder för efterleva dataskyddsförordningen. 

  • Tjänsten kan hålla flera register och hantera olika rättighetsnivåer för flera användare. Det innebär en trygg hantering av personuppgifter i en säker miljö som är väl skyddad från intrång och där all personuppgiftsbehandling är spårbar.

Frågor och svar

  • Har GDPR någon betydelse för vår verksamhet?
    Ja sannolikt. GDPR reglerar behandling av personuppgifter för alla typer av verksamheter med endast några undantag. Som personuppgift räknas all information som kan identifiera en individ, till exempel namn, personnummer och kontaktuppgifter.
  • Hur fungerar tjänsten?
    Dina kundregister laddas upp till tjänsten i csv-format. Du kan enkelt spara till exempel Excellistor i csv-format.
    När registren laddats upp till tjänsten identifieras sådana personuppgifter som kan användas av de registrerade för att hitta sin information - personnummer, mobiltelefonnummer och e-postadress. Någon av dessa uppgifter måste finnas registrerad för att tjänsten ska fungera som avsett.
    I tjänsten hittar du en länk genom vilken de registrerade kan söka efter sin information i era register. Du kan tillhandahålla denna länk genom din hemsida, integritetspolicy eller på annat sätt.

  • Hur sparar jag mitt register som en csv-fil från Excel?
    1. Öppna registret i Excel
    2. Välj ”Spara som” och klicka på ”Bläddra” när du ska spara filen
    3. Välj var filen ska sparas, namnge dem och välj sedan ”CSV (kommaavgränsad)” från alternativen i ”Filformat”

  • Varför kan de registrerade inte hitta sin information, de finns ju i mina register?
    En registrerad som identifierar sig med BankID kan endast se sina uppgifter i sådana register som innehåller personnummer. På samma vis kan registrerade som identifierar sig med telefonnummer eller e-postadress endast se sina uppgifter i sådana register som innehåller dessa.

  • Vad är det för skillnad mellan administratörer och övriga användare av tjänsten?
    Alla användare kan lägga till och ändra i registren samt hantera förfrågningar om ändring och borttagning. Endast administratörer kan skapa och ta bort register, skapa och uppdatera en integritetspolicy, uppdatera företagsinformationen samt ge övriga användare åtkomst till de olika registren.

  • Kan jag använda integritetspolicyn rakt av?
    Integritetspolicyn i tjänsten fungerar som en mall. Den måste kompletteras med saknad information och anpassas till den personuppgiftsbehandling som sker i just er verksamhet.

  • Vilken kundinformation ska jag lägga in i tjänsten?
    Ni bestämmer själva vilken information som ska läggas in i tjänsten och det kan finnas stora variationer mellan olika verksamheter. De registrerade har rätt att ta del av all personinformation som lagras i er verksamhet, så ju mer som läggs in i tjänsten desto enklare blir den att tillhandahålla. Sådan information som av olika skäl måste hållas hemlig ska inte läggas in i tjänsten.

  • Varför ska vi skaffa ytterligare en extern tjänst?
    En fördel med tjänsten är att den har inbyggt stöd för de registrerade att själva söka efter och rätta sin information. Många CRM- och faktureringssystem har inte detta vilket leder till manuell hantering som tar tid från er övriga verksamhet. Med denna tjänst kan du hantera flera av kraven i GDPR med en liten insats.

  • Kan jag integrera tjänsten med mina egna system?
    Ja det är möjligt. Tjänsten har möjlighet till automatisk export av information för inläsning i andra system.

  • Hur hanteras vår information?
    All information lagras åtkomstskyddat på servrar hos vårt systerbolag Asiakastieto i Finland. Endast behörig personal har tillgång till de lokaler och servrar som lagrar informationen. Säkerheten i tjänsten garanteras genom de kvalitetsrutiner och den höga standard avseende dataskydd som våra kunder kräver av oss.
Läs mer Stäng

Kontakta oss för mer information!

Kundservice

Kundservice

08-670 90 00 info@uc.se